Introdução à automação de processos (workflow)

O recurso de Workflow no Inovatize Zurmo CRM permite a automação de processos de marketing, vendas, atendimento e muito mais, visando agilizar o trabalho e evitar erros em tarefas repetitivas.

Exemplos de Workflow são: atribuir um Lead ou Contato em alguma lista de marketing, verificar Oportunidades de negócios esquecidas em alguma etapa do funil de vendas, enviar alertas ou notificações, etc.

A configuração do Workflow está localizada no Painel de Administração:

Acessando o painel de Workflow temos as seguintes opções:

Workflow – Permite gerenciar, seja alterando ou criando, todos os Workflows disponíveis no CRM. Posicionando o ponteiro do mouse sobre a seta para baixo será possível Criar Workflow.
Modelos – Permite gerenciar, seja alterando ou criando, todos os modelos de e-mails relacionados exclusivamente aos Workflows. Posicionando o ponteiro do mouse sobre a seta para baixo será possível Criar Modelo de E-mail.
Fila do Tempo – Verificar a fila de espera dos Workflows pendentes baseado em tempo.
Fila de Mensagem – Verificar a fila dos e-mails pendentes relacionados aos Workflows.
Ordenação – Exibe e permite gerenciar a ordem na qual os Workflows são executados em cada módulo.

Tipos de Workflows

Existem dois tipos de Workflows: baseado na gravação e baseado em tempo.

Workflow baseado na Gravação

Esse tipo de Workflow entra em ação quando um registro é armazenado, seja através da criação ou alteração de um registro pré-existente.

Por exemplo: quando um novo Lead é criado (Salvo), uma regra de Workflow pode atribuir esse lead a um representante de vendas específico. No caso, Joe é responsável pelo estado de São Paulo, então se o Lead tiver o campo Estado igual a SP, o Proprietário por este lead será alterado para o Joe e uma notificação é enviada, via e-mail, avisando-o sobre o novo Lead.

Veja um exemplo de Workflow baseado na Gravação.

Workflow baseado em Tempo

O Workflow baseado no tempo atua como observador de registros préviamente criados ou modificados. Esse tipo de Workflow é ativado após um período de tempo determinado.

Por exemplo: com base em uma regra de negócio da empresa, o gerente de vendas deseja que todo novo Lead criado no CRM tenha um acompanhamento (follow-up) em no máximo 24 horas. Então se o Lead ficar com a Situação igual a Novo por mais de 24 horas, um e-mail deve ser enviado para o responsável do Lead e também para seu gerente, porém se o Lead ficar com a Situação igual a Novo por mais de 48 horas, então o CRM irá passar a responsabilidade deste Lead para o gerente do atual responsável.

Veja um exemplo de Workflow baseado em Tempo.